Alur Proses Sertifikasi
-
1
Tahap 1
Permohonan Sertifikasi
- Menerima permohonan sertifikasi dari instansi.
- Menyiapkan form permohonan sertifikasi.
- Meminta kelengkapan portofolio instansi.
- Personil Pendukung yang bertugas ditetapkan atas persetujuan Direktur Operasional.
-
2
Tahap 2
Kajian Permohonan
- Mencocokkan kembali syarat-syarat yang sudah diberikan.
- Memberikan umpan balik apakah permohonan sudah sesuai atau tidak.
-
3
Tahap 3
Kontrak Kerjasama
- Peminjaman ATK dan peralatan pelaksanaan.
- Menyiapkan tempat pelaksanaan audit.
- Penugasan personil yang terlibat dalam pelaksanaan sertifikasi.
- Menyiapkan kebutuhan administrasi pelaksanaan sertifikasi.
- Surat ketidakberpihakan oleh Direktur Utama.
- Dokumen personil: daftar hadir, pakta integritas, tata tertib, form observasi, berita acara, surat perjanjian, dan instruksi kerja.
- Menyiapkan anggaran keuangan.
-
4
Tahap 4
Penetapan Program Audit
- Menetapkan ruang lingkup, area, tujuan, dan prosedur audit.
- Menetapkan persyaratan dokumen, organisasi, komitmen manajemen, sumber daya, dan program kegiatan.
- Menetapkan jadwal dan tempat audit dokumen maupun audit lapangan.
-
5
Tahap 5
Penugasan Tim Audit
- Menentukan syarat dan prasyarat umum untuk tim auditor.
- Menentukan auditor serta jumlah auditor sesuai ruang lingkup audit.
- Meminta persetujuan pihak manajemen sertifikasi, auditor, dan auditee.
-
6
Tahap 6
Audit Stage 1
- Mengaudit dokumentasi sistem manajemen pelanggan.
- Mengevaluasi lokasi, kondisi lapangan, dan kesiapan audit tahap 2.
- Mengkaji pemahaman pelanggan, lingkup sistem manajemen, dan alokasi sumber daya.
- Mengevaluasi rencana dan pelaksanaan internal audit.
-
7
Tahap 7
Audit Stage 2
- Mengumpulkan informasi dan bukti kesesuaian terhadap seluruh persyaratan standar.
- Mengkaji pemantauan, pengukuran, pelaporan, serta kinerja pelanggan.
- Mengkaji pengendalian operasional, internal audit, dan tinjauan manajemen.
- Mengkaji hubungan persyaratan normatif, kebijakan, sasaran, dan target kinerja.
-
8
Tahap 8
Kajian Laporan Audit
- Identifikasi laporan, tujuan, ruang lingkup, program, auditor, tanggal, dan area audit.
- Identifikasi dokumen referensi dan daftar temuan.
- Saran peningkatan mutu dan kesimpulan audit.
-
9
Tahap 9
Kajian Keputusan
- Menganalisis penyebab ketidaksesuaian serta tindakan korektif yang diambil.
- Menentukan penerimaan dan memverifikasi keefektifan tindakan korektif.
- Memberitahukan hasil tinjauan dan verifikasi kepada pemohon.
-
10
Hasil
Diterima
Sertifikat diterbitkan dan berlaku selama 3 tahun.
-
11
Hasil
Ditolak
Klien masih berkesempatan memperbaiki ketidaksesuaian melalui tahapan berikut:
- Klien meninjau penyebab ketidaksesuaian dan melakukan tindakan perbaikan.
- Tindakan perbaikan untuk sertifikasi baru maksimal 3 bulan, sedangkan untuk re-sertifikasi maksimal 2 bulan.
- Auditor meninjau, menerima, dan memverifikasi tindakan korektif.
- Klien diberitahu tentang hasil tinjauan, verifikasi, dan kesimpulan audit.